5) پاسخ دهي به پرسش ها: پاسخ دادن به سوالاتي که مخاطبان در حين ارائه مي پرسند ممکن است براي ارائه کننده دلهره آور باشد. معمولا بهتر است بين سوالات دوستانه و خصمانه تفاوت قائل شد و به آن ها به شکل هاي مختلفي پاسخ داد. به صورت کلي بايد گفت که همه سوالات بايد به درستي و به شکلي مناسب پاسخ داده شوند.  

 

همچنين بايد مراقب رفتار و حالات چهره تان باشيد و هرگز خود را کوچک نکنيد. بايد صورت را درست به طرف پرسشگر چرخاند. گاهي ايجاب مي کند که سوال را خودتان هم تکرار کنيد تا اطمينان حاصل کنيد که همه سوال را شنيده اند و از پاسختان بهره مند مي شوند. اگر پاسخ سوالي را نمي دانيد، به راحتي بگوييد که نمي دانيد. در عين حال بايد تاکيد کنيد که بعدا پاسخ سوال را يافته و به اطلاع پرسشگر مي رسانيد. اگر هم پاسخ سوال را بلد نيستيد و براي واکنش نشان دادن به او آماده نيستيد اصلا نبايد او را ناديده بگيريد. در عوض بايد به علامت دست يا تکان دادن سر به پرسشگر نشان دهيد که سوالش را شنيده ايد. سپس روي به او آورده و سوالش را بشنويد. به خاطر داشته باشيد که ارائه کننده همواره بايد بر روند ارائه تسلط داشته باشد و اجازه ندهد پرسشگر اختيار امور را به دست بگيرد.  بعضي عبارات که به پيش بردن بحث کمک مي کنند از اين قرار هستند:

الف) پرسش عقيده: ("اگر کسي ... چه مي کرديد؟")،

ب) تکرار گفتار: ("آيا از من مي خواهيد ...؟")،

ج) تشويق به مشارکت: ("جان، نظرت در اين مورد چيست؟")،

د) درخواست چکيده: ("آيا کسي است که بخواهد پيش از اينکه به مطلب ديگري بپردازيم نکات اصلي اين بحثمان را به صورت خلاصه بيان کند؟")،

ه) درخواست شفاف سازي: ("من جمله آخر را در نيافتم. آيا ممکن است توضيح بيشتري دهيد؟")،

و) درخواست خلاصه: ("آيا نکات اصلي مورد اختلاف را به صورت خلاصه بيان کنيد؟")،

ز) بررسي يک ايده با جزئيات بيشتر: ("آيا چيزي از قلم نيافتاده است؟")،

ح) يک نظرخواهي سريع انجام دهيد: ("نظر همگي در اين باره چيست؟")،

ط) حدس بزنيد ديگري چه احساسي دارد: ("فکر مي کنم که با پاسخ من چندان قانع نشديد. آيا اينطور نيست؟")،

ي) حمايتگر باشيد: (به او فرصت دهيد منظور خود را برساند)،

ک) بررسي اهداف: ("آيا همين ها مهمترين اهداف هستند؟")،

ل) آينده نگري: ("اگر به مشکل بر بخوريم، چه بايد بکنيم؟").

© M.Khorasani Consulting