8) ارزیابی عملکرد: در مدیریت ارتباطات مدرن مرور عملکردها یکی از مهمترین ابزارها به شمار می آیند. به هر حال، کسی نمی خواهد کارش را در زمانی بیشتر از مدت تعیین شده انجام شود و هیچ بازخورد مناسبی هم دریافت نکند. بازخورد یکی اثر تشویقی و محرک بر روی کارمند دارد و از لحاظ روان شناسی همان اثر دوستانه دست بر شانه زدن را دارد. گذشته از این، کارمندان را در نظارت بر عملکرد خود و پیشرفت در آینده یاری می رساند. مرور عملکرد نباید اتفاقی صورت پذیرد بلکه باید از یک قاعده زمانی پیروی کند.

نخست، باید در طول سال به کارمندان در همان زمان بازخورد عملکردشان را داد. مقصود این است که کارمندان همواره بازخورد داشته باشند. بنابراین بررسی عملکرد سالانه نباید وی را غافلگیر کند به خصوص این که معمولا خودآگاهی انسان ها با آن چه دیگران در موردشان تصور می کنند تفاوت دارد.

 

اگر یک کارمند همواره در طول سال کاری از پیشرفت خود مطلع باشد به نقاط ضعف و قوت خود پی می برد. بنابراین لازم است که مدیران در ابتدای هر سال یک سری جلسات "برنامه ریزی عملکرد" با هر یک از کارمندانی که مستقیما با آن ها کار می کنند داشته باشند و در آن اهداف آن شخص و انتظاراتی که ﻣﺪﻳﺮ از وی دارد مورد بحث قرار گیرند. در پیش گرفتن این شیوه مدیر را قادر می سازد که کارمندش را مسئول عملکرد خودش معین کند. ما به موکلان خود می آموزیم چگونه جلسات مرور عملکرد کارمندان را شروع کرده و مطابق یک قاعده پیش بروند هرچند که می توان با شرایط و نیازهای موجود هم خود را تطبیق داد. جلسه مرور با یک گفت و گوی کوتاه شروع میشود و با یک اظهار قطعی برای روشن شدن اهداف جلسه ادامه یابد. باید مانند یک جلسه ارائه حرفه ای اهداف کمی و کیفی که در مرحله تنظیم هدف تعیین شدند را به وضوح بیان کرد. همواره باید به بازخورد های کارمند توجه داشت و از تکنیک های شنیدار فعالانه بهره برد. با گوش سپردن دقیق به آرزوها و جاه طلبی های شخصی کارمندانتان او را بیشتر شناخته و می توانید کارشان را بهتر ارزیابی کنید. سپس ﻣﺪﻳﺮ باید هر هدف را از نو برشمرد و نظرکارمند در مورد آن را جویا شد. بهتر است ابتدا با اهدافی شروع کرد که کارمند به خوبی به آن رسیده است و مرور آن شامل تشویق و تحسین عملکردش است. در بسیاری موارد ﻣﺪﻳﺮﺍﻥاین نکته مهم را فراموش کرده و کارمندانشان را صرفا به باد انتقاد می گیرند. اگر کارمندی در رسیدن به هدف خاصی موفق نبود، ﻣﺪﻳﺮ باید به صورتی هدف مند و شفاف آن را با کارمندش در میان بگذارد. ممکن است در این گام نظرها با هم فرق کنند. باید از جمله های اول شخص شروع کرد و هرگز با "تو" شروع نکنید. به عنوان نمونه می توانید بگویید "من فکر می کنم هدفی که پیش از آن در موردشان به توافق رسیده بودیم که عبارت بود از بهبود خدمات رسانی به مشتریان آن قدر ها برآورده نشده است" یا می توانید از مثال استفاده کنید "ما همچنان شکایاتی از مشتریان خود در رابطه با ... دریافت می کنیم". سپس باید نظر کارمند را خواست برای مثال می توان گفت "نظر تو در مورد این مشکل به خصوص چیست؟". با توجه کامل به گفته کارمند خود نشان می دهید که به عقیده او علاقه مندید. آن گاه باید به عنوان یک ﻣﺪﻳﺮ با  عباراتی نظیر "به نظر تو چه باید کرد تا وضعیت بهتر شود؟" پیشنهاد کارمند را جویا شوید. در نهایت به روشنی نظر خودتان و شرکت را و اینکه چه انتظاری دارید را بیان کنید.

© M.Khorasani Consulting